Czy adaptację projektu domu można przeprowadzić 100% online (zdalnie)?

Odpowiedź brzmi: tak, w większości przypadków adaptację można zrealizować w 100% online. W Tooba.pl współpracujemy z architektami adaptującymi, którzy wykonują taką usługę w pełni zdalnie, koordynując wszystkie etapy – od analizy projektu po przygotowanie kompletnej dokumentacji. Należy jednak pamiętać, że zakres faktycznej cyfryzacji bywa uzależniony nie tylko od samego architekta, ale również od praktyk urzędów i instytucji, z którymi trzeba współpracować.

Co rozumiemy przez adaptację projektu domu online?

Adaptacja to dostosowanie gotowego projektu domu do warunków miejscowych oraz oczekiwań inwestora i organu nadzoru. W wersji zdalnej wszystkie etapy projektowe — analiza, korekta rysunków, uzgodnienia branżowe i konsultacje z inwestorem — odbywają się z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych, telefonii lub wideokonferencji. Możliwe jest również prowadzenie prac w oparciu o projekt papierowy, który architekt otrzymuje pocztą lub kurierem. Sukces takiego modelu zależy od jasnego harmonogramu, przyjętych reguł komunikacji i wyznaczenia osób odpowiedzialnych za kolejne etapy.

Uzyskiwanie pozwolenia na budowę online

Uzyskiwanie pozwolenia na budowę w pełni online to odrębny temat. Systemy krajowe umożliwiają składanie wniosków elektronicznie, lecz stopień ich wykorzystania i wymagania podpisu elektronicznego różnią się między urzędami. Dlatego też procedura uzyskiwania pozwolenia na budowę online zostanie omówiona przez nas w odrębnym artykule. Poniżej skupiamy się wyłącznie na procesie adaptacji projektu.

Krok po kroku: jak może wyglądać proces zdalnej adaptacji projektu domu?

W praktyce przebieg może wyglądać następująco: Inwestor przesyła do architekta kompletny projekt typowy w formie papierowej lub elektronicznej oraz dokumenty dotyczące działki (wypis z księgi wieczystej, wypis i wyrys z ewidencji gruntów). Alternatywnie Tooba.pl, za zgodą Inwestora, może przekazać projekt bezpośrednio do architekta współpracującego. Architekt wykonuje analizę zgodności z miejscowymi warunkami, nanosi zmiany konstrukcyjne i funkcjonalne oraz przygotowuje projekt adaptacyjny. 

Kolejne wersje są przesyłane do akceptacji, a uwagi inwestora wprowadzane w formie komentarzy, skanów lub podczas spotkań online. W toku adaptacji mogą pojawić się dodatkowe zadania — uzyskanie warunków przyłączy, uzupełnienie badań geotechnicznych, uzgodnienia z instytucjami — część z nich da się zrealizować zdalnie, inne wymagają wizji lokalnej.

Materiały niezbędne do adaptacji projektu online i ich dostępność

Podstawowe dokumenty to aktualna mapa do celów projektowych, wypis i wyrys z ewidencji gruntów i budynków, informacja o miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub decyzja o warunkach zabudowy oraz dokument stwierdzający prawo do dysponowania nieruchomością. Mapy i materiały geodezyjne można uzyskać elektronicznie lub w formie papierowej od geodety; inwestor może również upoważnić architekta do ich odbioru w swoim imieniu. Dostępność usług i formy przekazu różnią się między powiatami, dlatego wczesna weryfikacja jest kluczowa.

Opinie i warunki techniczne od zakładów i dostawców mediów

Wielu operatorów sieci (wodociągowych, energetycznych, gazowych) dopuszcza złożenie wniosku drogą elektroniczną, wysłanie dokumentów e-mailem lub przesłanie warunków przyłączenia w formie papierowej lub cyfrowej. Równocześnie niekiedy wymagana jest wizja lokalna lub podpis odbioru dokumentów w wersji papierowej. W praktyce obsługa online jest możliwa, lecz różni się szczegółami procedury — od akceptowanych formatów załączników po sposób doręczenia podpisanych dokumentów. Zawsze warto zweryfikować wymogi konkretnego zakładu na wczesnym etapie.

Pełnomocnictwo i reprezentacja inwestora przez architekta adaptującego

Aby architekt mógł działać w imieniu inwestora (np. składać wnioski lub odbierać decyzje), konieczne jest udzielenie pełnomocnictwa. Forma pełnomocnictwa zależy od rodzaju czynności: większość postępowań administracyjnych można prowadzić na podstawie pisemnego pełnomocnictwa, natomiast czynności wymagające szczególnej formy (np. niektóre umowy) mogą wymagać pełnomocnictwa notarialnego. Dokument papierowy przesłany pocztą jest w zupełności wystarczający, choć w procedurach w pełni elektronicznych możliwe jest również użycie podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.

Komunikacja, narzędzia i zabezpieczenia

Sprawna adaptacja zdalna opiera się na uporządkowanym obiegu dokumentów. W praktyce rekomenduje się korzystanie z repozytorium chmurowego z kontrolą wersji, narzędzi do komentowania plików oraz regularnych spotkań online z ustaloną agendą. Ważne jest też ustalenie sposobu przekazywania oryginałów dokumentów i zabezpieczenia transferu dużych plików — jednorazowe linki, szyfrowane przesyłanie czy dedykowane konta minimalizują ryzyko utraty lub wycieku danych.

Ograniczenia adaptacji zdalnej i punkty krytyczne

Najistotniejszymi barierami nie są kompetencje projektowe, lecz wymogi zewnętrzne: praktyki poszczególnych urzędów, procedury operatorów mediów, konieczność przeprowadzenia badań geotechnicznych oraz prace pomiarowe wymagające wizyt terenowych. W Polsce istnieje 2479 gmin (stan na 1 stycznia 2025 r.), co powoduje dużą różnorodność lokalnych praktyk. Pomimo istnienia centralnych narzędzi elektronicznych nie wszystkie urzędy obsługują każdy etap procesu w 100% online (według badań przez nas przeprowadzonych, proces online nie może być w pełni przeprowadzony w ponad 1000 gminach w Polsce - stan na wrzesień 2025), dlatego przed decyzją o całkowicie zdalnym trybie, warto zweryfikować lokalne wymogi.

Model zdalnej adaptacji projektu z Tooba.pl

W Tooba.pl oferujemy model, w którym inwestor wybiera projekt domu z naszej bazy, a my łączymy go ze współpracującym z nami architektem wykonującym adaptację zdalną (lub - jeśli Klient woli i może przeprowadzać adaptację stacjonarnie - kierujemy go do architekta lokalnego, zajmującego się terenem obejmującym działkę Klienta). Zadaniem Inwestora jest zwykle przygotowanie podstawowych dokumentów (np. prawo do dysponowania nieruchomością) i przekazanie projektu gotowego do architekta (lub zlecenie nam wysyłkę projektu bezpośrednio do architekta). Architekt, po uzgodnieniu formy współpracy i zakresu obowiązków, może koordynować dalszy proces i organizować dodatkowe dokumenty. Dzięki temu zaangażowanie Inwestora jest ograniczone do minimum, a czas adaptacji skraca się.

Gdy lokalne procedury na to pozwalają, adaptacja może przebiegać w całości zdalnie, zachowując standardy formalne i merytoryczne. W przypadkach, gdzie urząd lub operator wymaga wersji papierowej, architekt poinformuje Państwa o tym transparentnie i pomoże (w przypadku wyrażenia takiej woli z Państwa strony) przygotować formalności.

Co inwestor powinien przygotować na start?

Przygotowując się do adaptacji zdalnej, warto zgromadzić: kopię projektu typowego (papierową lub cyfrową), numer działki oraz wypis i wyrys z ewidencji, dokument potwierdzający prawo do dysponowania nieruchomością, opis oczekiwań funkcjonalnych i estetycznych oraz zdjęcia działki i otoczenia. Dzięki temu architekt może szybko przeprowadzić weryfikację i przygotować rzetelną wycenę zakresu prac.